第一条 为实现研究生人事档案管理的规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及国家的有关文件精神，结合学院实际情况，特制定本规定。
第二条 研究生人事档案是指研究生在报名、录取、培养、毕业、学位授予、就业等活动过程中形成的，记载个人学习情况、政治思想品德、科研能力、奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料，及原有个人档案材料的总和，是相关部门全面考察了解和选拔人才的重要依据。
第三条 招生过程中形成的有关材料：报名登记表、体检表、专家推荐书（博士生）、政审表、定向、委培协议书等。
第四条 培养过程中形成的有关材料：入学登记表、中期考核分流表（或硕、博连读考核表）、学籍成绩登记表等。
第五条 政治教育管理过程中形成的有关材料：奖惩记载、入党材料及毕业登记表等。
第六条 学位授予过程中形成的有关材料：学位授予通知书（存档件）等。
第七条 毕业就业过程中形成的有关材料：全国毕业研究生就业通知单等。
第八条 更改姓名、出生日期形成的有关材料：本人申请书、公安部门出示的更改证明等。
第九条 入学前原有个人档案材料。
第十条 各有关部门所形成的研究生人事档案材料应完整齐全、文字清楚、内容真实、手续完备、归档对象明确。个人撰写的材料应有形成的时间和本人签字。业务材料应有形成的时间、领导审批意见、组织部门盖章等。在整理过程中应认真鉴别，分类准确，编排有序。全部完成方可归档。
第十一条 研究生人事档案材料纸张规格应大小一致，一般以A4规格用纸或者以研究生院业务部门制表规格样本为准，以便于档案的保管及转递封口。档案文字材料不得用圆珠笔、铅笔、红色墨水笔书写或复写纸复写。应该手工填写的内容不得打印或手写纸条粘贴。不得使用复印件代替原件存档。
第十二条 各有关部门在对档案材料收集、整理后，应在规定的时间内（每年六月下旬）完整地一次性送交研究生院人事档案室归档。研究生入党预备、转正期间形成的材料在毕业前一个月之内送交档案室归档。
第十三条 研究生院人事档案室若发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求或漏归情况时，应及时通知形成材料的部门履行更正、补送或补办手续。
第十四条 档案材料使用范围：
（一）涉及到研究生本人入党、政治审查、组织处理、复查，可提供查（借）阅。
（二）用人单位因工作业务需要，需了解研究生本人档案有关情况时，可提供查阅。
第十五条 因业务和工作需要查（借）阅档案时，须遵循下列规定：
（一）查（借）阅（用人单位）人员应是政治可靠的中共党员或主管研究生思想政治教育及管理工作的领导及有关人事组织部门的干部。
（二）查（借）阅之前须带单位介绍信（介绍信须同时注明被查阅人姓名、专业、学号），查（借）阅人须持工作证或研究生证或身份证，并认真填写《研究生人事档案查（借）阅登记表》。
（三）任何个人不得查（借）阅本人或直系亲属的档案。
（四）研究生档案一般不得外借，确因特殊情况必须借用者，应写明借阅理由，经研究生院、党委研究生工作部主管领导批准后，办妥手续，方可借出，并必须按期归还。
第十六条 研究生人事档案的转递，须做到及时、准确、完整、安全、保密。
第十七条 研究生毕业派遣后，应在15-20天内将档案转至就业报到单位或档案接受单位。
第十八 研究生人事档案须通过机要转递或派专人送取，一般不准邮寄或由其本人及亲属（他人）自带。
第十九条 对毕业离校时未落实工作单位的毕业研究生，学校将其档案转至入学前户籍所在地或两年内继续保存。由学校继续保存档案的研究生超过两年仍未落实工作单位的，学校将其在校档案迁回入学前户籍所在地或人才开发交流中心。
第二十条 中途出国、退学或结业、肆业等的研究生档案，由接受单位出具有关通知或证明，由学校转递至本人原工作单位或重新就业单位或入学前户籍所在地。